Envoyer un document à un client

À la fin, votre document est transmis au client via Tayo. Vous partez du tableau de bord des projets.

Ce parcours sert aux documents sans lien avec un projet. Un document lié à une demande de devis ou à un bon de travail part depuis le projet, comme devis ou facture.

Avant de commencer

• Le client doit être un client Tayo : les autres ne sont pas sélectionnables.
• Il faut au moins le rôle manager.
• Ayez le document en PDF.

Étapes

1. Ouvrez Projets. Sur un grand écran, le Tableau de bord s’affiche à droite ; sur un téléphone, touchez l’icône Voir le dashboard en haut de la liste.
2. Dans la rangée de raccourcis en haut du tableau de bord, cliquez sur Envoyer un document, le dernier bouton.
3. Le panneau Envoyer un document s’ouvre sur l’étape Client *. Cherchez le client et cliquez dessus : le panneau passe tout seul à l’étape suivante.
4. À l’étape Lieu d’intervention *, tapez une partie de l’adresse dans le champ de recherche — les lieux viennent de Tayo et ne s’affichent qu’une fois la recherche lancée —, puis cliquez sur le lieu concerné. Le panneau passe à l’étape Catégorie de document.
5. Choisissez la Catégorie de document — Rapport de visite par défaut, ou par exemple Contrat de maintenance, Avis de passage, Autre.
6. Sous Fichier, ajoutez votre PDF (un seul fichier, 8 Mo au plus). Il est obligatoire.
7. Si besoin, ajustez la Date de début (aujourd’hui par défaut) et indiquez une Date de fin, facultative.
8. Cliquez sur Envoyer en bas du panneau. Document envoyé avec succès s’affiche et le panneau se ferme.

Et ensuite ?

Le document part dans Tayo, chez le client, rattaché au lieu choisi. Aucun e-mail n’est envoyé et aucun projet n’est créé. Vous le retrouvez dans la fiche du client, onglet Documents, sous Envoyé·e.

Bon à savoir

• Depuis la fiche du client : onglet Documents, bouton Envoyer un document en haut à droite. Le client est déjà choisi : le panneau s’ouvre sur l’étape Lieu d’intervention *.
• Si l’envoi échoue, le document reste sous Brouillon dans l’onglet Documents, avec l’erreur. Le bouton d’envoi de sa ligne (Réessayer) relance l’envoi.
• Le lieu doit être connu de Tayo : un lieu qui n’existe que dans TAYO.pro fait échouer l’envoi.
• Retour revient à l’étape précédente pour changer de client ou de lieu.
• Pour un client qui n’est pas relié à Tayo, l’onglet Documents affiche Non disponible.

Pour aller plus loin : Comment fonctionne la connexion avec Tayo · Contacts et messages.