Rechnung senden

Am Ende ist Ihre Rechnung beim Projekt erfasst und an den Kunden gesendet. Sie starten in einem geöffneten Projekt.

Bevor Sie beginnen

• Halten Sie das PDF der Rechnung bereit: TAYO.pro erzeugt keine Dokumente, es übermittelt dasjenige aus Ihrer Software.
• Das Projekt muss noch eine Rechnung zulassen — typischerweise im Status Rechnungen vorbereiten. Sonst ist das + der Karte Rechnungen ausgegraut.

Schritte

1. Suchen Sie im Projekt die Karte Rechnungen. Auf einem grossen Bildschirm steht sie in der mittleren Spalte; auf einem schmaleren öffnen Sie zuerst den Tab Einzelheiten. Klicken Sie unten rechts auf der Karte auf +.
2. Das Panel Neue Rechnung öffnet sich. Wählen Sie oben den Typ:
   • Endgültige Rechnung (standardmässig gewählt): Sie schliesst die Abrechnung des Projekts ab;
   • Anzahlung Rechnung: eine Teilrechnung vor der Schlussrechnung.
3. Wenn Sie möchten, erfassen Sie die Rechnungsnummer aus Ihrer Buchhaltung: nur Buchstaben, Ziffern, -, _ und /, und sie darf noch nicht existieren.
4. Erfassen Sie den Betrag, inkl. MwSt. Er ist obligatorisch.
5. Prüfen Sie die Zahlungsmethode, sie ist obligatorisch. Sie ist mit der aus den Unternehmenseinstellungen vorausgefüllt. Wählen Sie iban, erscheint ein Feld iban: Es ist obligatorisch.
6. Fügen Sie unter Rechnungsdatei Ihr PDF hinzu (eine Datei, höchstens 8 MB). Sie ist obligatorisch.
7. Bei Bedarf fügen Sie Anhang Dateien hinzu (bis zu 5: PDF, JPG, PNG oder SVG) und eine Notiz — sie bleibt intern, der Kunde sieht sie nicht.
8. Klicken Sie unten im Panel auf Nächste. Die Rechnung wird gespeichert und das Panel wechselt zum Schritt Nachricht.
   • Noch nicht bereit zum Senden? Klicken Sie auf den Pfeil rechts von Nächste, dann auf Später senden: Die Rechnung bleibt Entwurf und das Panel schliesst sich.
9. Lesen Sie die Nachricht durch — im Plus-Abo mit einer Vorlage vorausgefüllt, in jedem Fall obligatorisch. Öffnen Sie E-Mail-Benachrichtigungen und klicken Sie auf eine Adresse, um sie herauszunehmen oder wieder aufzunehmen.
10. Klicken Sie auf Senden. Unten im Panel sehen Sie den Versand Schritt für Schritt, dann Rechnung gesendet, und das Panel schliesst sich.

Wie geht es weiter?

Die Rechnung wird Gesendet. Eine Schlussrechnung bringt das Projekt in den Status Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen; eine Anzahlungsrechnung ändert den Status nicht. Ihre Nachricht erscheint mit der Rechnung und ihren Anhängen in der Unterhaltung Kunde des Projekts, und die angehakten Adressen erhalten eine E-Mail. Bei einem Tayo-Projekt geht die Rechnung über Tayo an die Verwaltung, ohne E-Mail.

Der Kunde zahlt nicht? In der Zeile der Rechnung erinnert ihn die Glocke Senden einer Rechnungserinnerung: siehe Zahlungserinnerungen.

Gut zu wissen

• Eine Rechnung für später: Klicken Sie in ihrer Zeile auf der Karte Rechnungen auf den Papierflieger (Senden). Das Panel öffnet sich direkt beim Schritt Nachricht.
• Eine bereits gesendete Rechnung korrigieren: Klicken Sie in ihrer Zeile auf den Stift (Bearbeiten), bestätigen Sie die Rückkehr zum Entwurf und senden Sie sie erneut. Der Typ — Schluss- oder Anzahlungsrechnung — lässt sich nicht mehr ändern.
• Sind noch Einsätze geplant, zeigt das Panel es oben an («Sie haben noch … geplante Vor-Ort-Jobs.»).
• Bei einem internen Projekt ohne Kundenzugang hält TAYO.pro nach Nächste mit Kundenzugang erforderlich für den Versand an: Die Rechnung ist gespeichert, aber nichts wird gesendet.
• Nach der Schlussrechnung nimmt die Karte Rechnungen keine Rechnung mehr an: Das + weicht dem Hinweis «Dieses Projekt wurde bereits abgerechnet». Um in mehreren Teilen abzurechnen, senden Sie zuerst Anzahlungsrechnungen — siehe Die Anzahlungsrechnung.

Mehr dazu: Rechnung erstellen und senden.