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TAYO.pro Dokumentation

Ihre Kunden importieren

Am Ende sind Ihre Kunden — Firmen, deren Kontakte und Ihre Privatkunden — aus einer einzigen Datei in TAYO.pro angelegt oder aktualisiert. Sie starten unter Einstellungen → Importieren/Exportieren.

Der Bildschirm Importieren/Exportieren: die Schaltfläche Kunden importieren, das Herunterladen der Beispiel-Datei, das Hinzufügen der CSV-Datei, die erfolgreiche Prüfung mit Vorschau, dann Import starten und das Ergebnis des Imports. Der Bildschirm Importieren/Exportieren: die Schaltfläche Kunden importieren, das Herunterladen der Beispiel-Datei, das Hinzufügen der CSV-Datei, die erfolgreiche Prüfung mit Vorschau, dann Import starten und das Ergebnis des Imports.

Schritte

Abschnitt betitelt „Schritte“
  1. Öffnen Sie Einstellungen, dann Importieren/Exportieren. Der Reiter Importieren wird angezeigt.
  2. Klicken Sie unter Importiere deine Daten auf der Karte Kunden importieren auf die Schaltfläche Kunden importieren. Der Bildschirm öffnet sich beim Schritt Lade deine Datei hoch.
  3. Klicken Sie auf Beispiel-Datei herunterladen, rechts unter dem Dateifeld. Sie erhalten eine CSV-Vorlage mit den richtigen Spaltenköpfen.
  4. Öffnen Sie die Vorlage in Ihrer Tabellenkalkulation. Löschen Sie die drei Beispielzeilen und erfassen Sie eine Zeile pro Firma oder pro Kontakt. Speichern Sie als CSV UTF-8. Die Einzelheiten stehen weiter unten unter Das Dateiformat.
  5. Wenn Sie das Detail jeder Zeile möchten, aktivieren Sie Vollständigen Prüfbericht (CSV) erzeugen — vor der Dateiauswahl.
  6. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Ihre Datei. Im Web können Sie sie auch in das Feld ziehen. Hochladen und Prüfung starten sofort, ohne weitere Schaltfläche.
  7. Warten Sie im zweiten Schritt auf die Meldung Dateiprüfung erfolgreich abgeschlossen. Die Vorschau zeigt bis zu 10 Zeilen pro Kategorie: Unternehmen, Unternehmenskontakte, Einzelne Kontakte.
    • Erscheint Fehler während der Überprüfung gefunden, trägt jeder Fehler seine Zeile. Korrigieren Sie die Datei, schliessen Sie den Bildschirm und beginnen Sie wieder bei Schritt 2.
  8. Klicken Sie auf Import starten, lesen Sie das Fenster, das sich öffnet, und klicken Sie auf Bestätigen.
  9. Warten Sie im Schritt Ergebnisse auf Dateiimport erfolgreich abgeschlossen. Der Block Einzelheiten zählt Neue Aufzeichnungen, Aktualisierte Aufzeichnungen und Importieren fehlgeschlagen.
  10. Schliessen Sie den Bildschirm mit dem Kreuz oben rechts. Ihr Import steht unter Frühere Importe; ein Klick auf seine Zeile zeigt das Detail erneut.

Wie geht es weiter?

Abschnitt betitelt „Wie geht es weiter?“

Ihre Kunden erscheinen unter Kunden. Eine Firma, die es unter demselben Namen schon gab, wird aktualisiert statt doppelt angelegt; ebenso ein Kontakt, der in dieser Firma mit derselben E-Mail schon bestand.

Der Import läuft auf unseren Servern: Sie können den Bildschirm schliessen, während er arbeitet, und ihn unter Frühere Importe verfolgen.

Das Dateiformat

Abschnitt betitelt „Das Dateiformat“
  • Nur CSV, höchstens 8 MB. Eine Excel-Datei (.xlsx) wird nicht angenommen: Speichern Sie sie in Ihrer Tabellenkalkulation als CSV UTF-8, damit Umlaute und Akzente erhalten bleiben.
  • Trennzeichen: Komma, Semikolon oder Tabulator. TAYO.pro erkennt es selbst an der Kopfzeile.
  • Die erste Zeile enthält die Spaltenköpfe. TAYO.pro liest nur die Marke in spitzen Klammern, zum Beispiel <COMPANY name>: Der Text davor ist frei. Eine Spalte ohne Marke wird ignoriert, wie Colonne Non Importée in der Vorlage. Übernehmen Sie die Marken genau so, mit Gross- und Kleinschreibung.
Marke Inhalt
<COMPANY name> Firmenname. Dient zum Erkennen einer bestehenden Firma.
<COMPANY email> E-Mail der Firma
<COMPANY phone> Telefon der Firma
<COMPANY website> Website
<COMPANY notes> Notizen zur Firma
<CONTACT firstName> Vorname des Kontakts
<CONTACT lastName> Nachname des Kontakts
<CONTACT email> E-Mail des Kontakts. Dient zum Erkennen eines bestehenden Kontakts.
<CONTACT mobilePhone> Mobiltelefon
<CONTACT privatePhone> Privattelefon
<CONTACT proPhone> Geschäftstelefon
<CONTACT notes> Notizen zum Kontakt

Jede Zeile hat mindestens einen Firmennamen oder eine Kontakt-E-Mail:

  • nur Firmenname → eine Firma;
  • Firmenname und Kontakt-E-Mail → ein Kontakt, der dieser Firma zugeordnet wird (bei Bedarf wird sie angelegt). Für mehrere Kontakte eine Zeile pro Kontakt, mit wiederholtem Firmennamen;
  • nur Kontakt-E-Mail → ein Privatkunde, der seine E-Mail als Namen trägt;
  • keins von beiden → die Zeile ist fehlerhaft.

Gut zu wissen

Abschnitt betitelt „Gut zu wissen“
  • Die Vorlage enthält auch <COMPANY address>, <CONTACT title> (Anrede) und <CONTACT jobTitle> (Beruf). Diese Spalten werden derzeit nicht übernommen: Ergänzen Sie Adresse, Anrede und Beruf nach dem Import in der Kundenkarte.
  • Bei einer Aktualisierung löscht eine leere Zelle den bestehenden Wert. Soll ein Feld unberührt bleiben, entfernen Sie seine Spalte aus der Datei.
  • Zeile 1 in einem Fehler ist die erste Zeile unter den Spaltenköpfen.
  • Zwei Zeilen für dieselbe Firma ohne Kontakt oder für denselben Privatkunden lassen die Prüfung scheitern: Die Meldung nennt die andere Zeile.
  • Eine einzige fehlerhafte Zeile blockiert die ganze Datei: Import starten erscheint erst nach einer erfolgreichen Prüfung.
  • Ein Import kann bis zu 9 Minuten dauern. Nach 8 Minuten wird er als Import scheint festzustecken markiert, und die Schaltfläche Hängt fest? Import erneut erscheint. Teilen Sie eine grosse Datei in mehrere kleinere auf.
  • Bei Telefonnummern bleiben nur die Ziffern und ein führendes +: Leerzeichen und Bindestriche fallen weg.
  • Mit dem Bestätigen erklären Sie, dass diese Kontakte Sie kennen, Nachrichten von Ihnen erwarten und dass die Liste weder gekauft noch gemietet wurde.
  • Die Beispiel-Datei ist unabhängig von der Sprache der App auf Französisch: Es zählen nur die Marken.

Weiterlesen: Kunden anlegen und verwalten.